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量力而为 迎难而上 浅议基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设的后发优势
     发表日期:2019-02-13   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]
 量力而为 迎难而上 浅议基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设的后发优势

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改革开放之初,我国在各方面都与世界先进水平有着巨大的差距,通过学习发达国家先进经验,发挥后发优势跨越发展,使中国的经济和社会发展取得了举世瞩目的成就。在电子文件归档及数字共享服务建设进程中,基层市县档案馆作为后来者要抓住历史战略机遇期,量力而为,迎难而上,尽量发挥自身后发优势实现跨越式发展。   

一、基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设后发优势的含义

 “后发优势”这个概念是美国经济史学家格申克龙在1962年提出,其大概意思是说,作为行业或者地区现代化进程的后来者,第一个优势是后来者在现代化进程中通过学习和借鉴先行者失败和成功的经验,取得对现代化进程可靠的认识,从而看到现代化进程良好的前景并对后来者产生激励作用;第二个优势后来者在现代化进程中可以跨越先行者经历的某些阶段,从而缩短其现代化的过程;第三个优势在现代化进程中后来者可以通过先行者得到在各个方面的支持和帮助。

由于目前缺少国家档案局或者省级档案主管部门顶层设计,制度保障措施跟不上,大部分基层市县档案馆电子文件归档和数字共享服务建设进展缓慢,大量的存量电子文件积压在基层立档单位,存在丢失或者泄密的风险。同时全国档案信息化发展不平衡,基层市县档案馆与沿海发达省市档案馆差距明显,存在电子文件归档及数字共享服务建设步调不一致,起点不统一的情况。根据上述情况及美国经济史学家格申克龙“后发优势”概念,基层市县档案馆是“后发优势”这个概念的后来者。

二、论基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设存在的后发优势

  基层市县档案馆的电子文件归档及数字共享服务发展水平影响着全国档案事业的整体发展水平。基层市县档案馆由于事业经费短缺,面临缺乏专业技术技能人才、技术装备和电子软件落后等现实情况,严重阻碍了基层市县档案馆在电子文件归档及数字共享服务建设。但是,根据后发优势理论,基层市县档案馆因 “相对后进性 ”而潜在的全部有利条件统称为广义的 “后发优势 ”,具体表现在以下几个方面:

(一)基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设具有规划的后发优势。

电子文件归档及数字共享服务建设是一项涉及方方面面复杂的系统工程,是非常漫长的过程,这项工作需要一个适合发展的建设规划。不少基层市县档案馆电子文件归档工作还刚刚起步,技术还未完全成熟,尚处于探索试行阶段,可以学习沿海发达地区省市档案馆在这方面建设的得失,并结合当地实际情况制定建设规划方案。各地基层市县档案馆在馆藏数量、质量、设备、人员配备等方面情况不一,信息化进程差异较大,有的已经具有一定基础,有的才刚刚起步,如果有些县级档案馆不顾实际情况, 缺乏建设复杂性的估计盲目规划,导致预期目标不符合实际,可能出现后期投入经费不足、建设时间无法保障等问题,甚至让已有的投入付之东流,带来巨大的人力、财力损失。

() 基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设具有制度学习和模仿的后发优势。

基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设中,制度方面的后发优势主要是指后发者通过学习、借鉴先行者先进制度看到制度革新的优势,并通过后发者自身对制度的革新加快建设进程。一种先进建设制度的形成,必然是一个不断尝试错误并不断修正的过程,基层市县档案馆作为后来者就可以避免建设中不断试错的过程,以相对较小的成本和较短的时间通过对先进制度的吸收、借鉴和革新,节约时间和资源,推动基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设的快速发展。

比如:福建漳州市档案馆作为基层市县档案馆中普通的一员,清醒认识自己,量力而为,迎难而上,充分发挥电子文件归档及数字共享服务建设的后发优势,学习沿海省市档案馆先行经验,克服后发劣势,短短几年内实现漳州市立档单位电子文件归档率达100%,同时构建电子共享服务,建立档案异地查询和跨馆服务工作机制,于2016年通过国家档案局“全国示范数字档案馆”测试。

(三)基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设具有技术引进与技术模仿的后发优势。

作为“后发优势”这个概念的后来者只要花费较短的时间和较小成本就能把相对可靠的的电子档案科学技术引进运用,这不仅节约了基层市县档案馆的人力和物力,也缩短了与先进省市档案馆的档案技术差距。电子文件归档及数字共享服务建设是基层市县档案馆适应整个社会信息化现代化进程的客观要求,推进电子文件归档及数字共享建设少不了引进高科技技术,其中包括设备的应用、电子软件的开发、电子数据管理等方面具体的技术。作为后方者基层市县档案馆可以通过学习和借鉴发达地区档案馆积累的先进经验,减少对引进技术和设备的磨合时间。

三、发挥后发优势实现基层市县档案馆电子文件归档及数字共享服务建设大飞跃

电子文件归档及数字共享服务建设没有标准模式,具有阶段性和层次性,相对而言,基层市县档案馆刚刚起步,不少地区处在一种盲目、缓慢发展的状态。对此笔者认为,基层市县档案馆必须发挥后发优势,通过学习和借鉴发达地区档案馆积累的先进经验,迎难而上实现电子文件归档及数字共享服务现代化进程。

(一)以政府为主导制定自上而下的电子文件归档及数字共享服务实施细则。

电子文件归档及数字共享服务建设是一个庞大的系统工程,推进电子文件归档及数字共享服务必须要有国家档案局或者省级档案主管部门顶层设计,从规章制度层面推动基本保障条件,比如基层设施建设、相关制度和标准、电子文件管理软件开发与应用等,才能使基层市县档案馆电子文件归档及数字共享建设成为可能。各地基层市县档案馆结合自身情况,会同当地有关部门政府办、数字办制定一个510年的电子档案信息化发展规划,包括硬件软件购置、数字化电子文件处理规划等,以及详细的实施步骤。

(二)基层市县档案馆摆正思想认识,努力实现电子档案管理体制创新,构建“互联网+电子档案”的运营模式和服务平台。

各地基层市县档案馆要思想认识到位,不能仅把馆藏存量档案数字化作为档案信息化唯一主要工作,当前大量的存量电子文件积压在基层立档单位,存在丢失或者泄密的风险,电子文件归档及数字共享服务建设是当前更为急迫的任务。基层市县档案馆要努力实现电子档案管理体制创新,充分利用政务网平台、档案信息网平台以及各类电子档案网络资源,逐步实现基层立档单位办公自动化、馆藏档案数字化、电子文件归档和管理规范化、档案信息查询网络化,构建“互联网+电子档案”的运营模式和服务平台。基层立档单位通过这个平台,逐步实现自动上传增量电子文件,档案馆在第一时间收集相关立档单位的电子文件,并将这些电子档案数据汇总在档案馆电子信息化管理的存储服务器上,进行相关备份工作,同时要树立电子文件共享服务理念,通过互联网开展电子文件公开信息利用服务,使民众能通过互联网实现电子档案公开信息资源的共享。

(三)基层市县档案馆可以通过学习和借鉴发达地区档案馆积累的先进经验,研发适合的电子档案管理系统。

一是由国家档案局或者省级档案主管部门出面选择推广一套行之有效的电子档案管理系统建设的经验和实例,各地基层市县档案馆通过学习和借鉴,有效避免基层市县档案馆工作人员重复浪费资源,开发出五化八门甚至有漏洞的电子管理软件,减短对引进的先进技术和设备存在磨合的时间。

二是各地基层市县档案馆作为电子文件归档及数字共享服务建设的后发者,都需要一套电子文件管理系统,这很容易造成软件重复开发和资源浪费。各地基层市县档案馆之间可以寻求联合合作,共同出资和专业的档案软件开发企业合作开发电子档案管理系统,共同拥有软件的所有权和使用权,可以节省资金、技术、人才投入。

(四)基层市县档案馆推动数字档案馆建设为电子文件归档及数字共享服务奠定基础。

基层市县档案馆进行数学档案馆建设是根据国家档案局《全国档案信息化建设纲要》和《数字档案馆建设指南》的要求,以及在新的社会和网络环境下加强对现有的馆藏档案的管理及档案日常利用对数字档案信息的迫切需求,以满足电子文件归档及数字共享服务要求。依据国家档案局制发的《“数字档案馆”建设规划方案》,基层市县数字档案馆要具备“收、管、存、用”四大基本功能,实现电子档案信息再线接收、存储、管理、利用。基层市县档案馆通过数字档案馆建设,实现对立档单位电子文件在线接收,对馆藏档案的综合管理和对外提供各种方式的数字共享服务。

(五)基层市县档案馆保障电子文件归档及数字共享服务安全。

目前,中国网络安全隐患比较突出,这也对基层市县档案馆开展电子文件归档及数字共享服务工作提出了更高的安全要求。一是基层市县档案馆提高网络安全意识,对内建立完善的档案信息安全责任制,把安全责任落实到具体的责任人,对外切实作好各项网络安全防患工作,严格把控电子文件归档及数字共享服务工作环节,最大限度的保障电子文件信息安全。

二是基层市县档案馆按照国家档案局档案信息化安全管理要求,结合本地档案行业实际情况对档案信息管理系统进行安全检查和行业测评。在电子文件信息化加工过程中,加强对档案中介服务公司整理场所的管理和监控,确保档案信息化过程中档案信息安全。三是基层市县档案馆在电子档案利用过程中还要认真处理好保密与开放利用之间的关系,电子文件档案数据在挂接上传系统前区分上网等级,坚决保证涉密电子文件数据安全,同时对已解密电子文件数据涉及个人隐私、商业秘密等应控制上网,严格控制电子文件档案利用权限开放程度。

 

参考文献:               

1.陈龙华.我国西部地区信息资源建设定量分析.中国图书馆学报,2003;9)。

2.郭斌.《后发优势与后发劣势的转换》,载《自然辩证法通讯》,1996; (6)

3.徐仁杏.国外电子信息资源开发利用的可借鉴性.呼兰师专学报,2000;11)。

4.邓曦东.论西部大开发的后发优势.湖北社会科学,2004; (6)

  
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